Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung eines Videokonferenztools informieren.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist
HSG Hermes Service Gesellschaft mbH
Betriebsstätte Berlin
Lidija Hollop
Freiheit 13
13597 Berlin
Telefon 05732 103 90 003
Email depot03@hes.de
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
SK-Consulting Group GmbH, Herr Möller
Osterweg 2; 32549 Bad Oeynhausen
E-Mail: datenschutz@sk-consulting.com
Welche Daten werden verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen den Einladungslink zu versenden. Zu Beginn des Meetings nach Ihrem Namen gefragt. Dieser Name wird für die Dauer Ihrer Teilnahme an dem jeweiligen Online-Meeting verarbeitet und anschließend gelöscht. Sie können die Kamera grundsätzlich so einstellen bzw. deaktivieren, dass von Ihnen selbst keine Bildaufzeichnungen verarbeitet werden. Zu Klärung des Anliegens müssen nur Bilder der Ware verarbeitet werden. Zur Durchführung des Online-Meetings wird die von Ihrem Endgerät verwendete IP-Adresse verarbeitet Etwaige Audio-, Video- oder Chatinhalte werden nur während des jeweiligen Online Meetings verarbeitet.
Zweck der Verarbeitung
Zweck der Verarbeitung ist die Durchführung einer Videokonferenz zur Klärung Ihres Anliegens, insb. zur Prüfung des von Ihnen vorgebrachten Sachverhaltes. Wir nutzen nach Ihrer Wahl entweder das Tool „Microsoft Teams“ oder das Tool „Jitsi“. Bitte beachten Sie auch die Datenschutzhinweise dieser Anbieter. Der ermittelte Sachverhalt und der besprochene Lösungsvorschlag werden in Papierform protokolliert und händisch in das System zur Schadensbeseitigung übertragen. Sofern Sie eingewilligt haben, befragen wir Sie im Nachgang zu Ihrer Zufriedenheit.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages.
Sofern Sie freiwillig Daten preisgeben, ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit a DSGVO Rechtsgrundlage der Verarbeitung. Dies gilt auch für die Teilnahme an der Zufriedenheitsbefragung.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Im Rahmen der Verarbeitung können Ihre Daten übermittelt werden an:
- Personen innerhalb unseres Unternehmens, die direkt an der Datenverarbeitung beteiligt sind (z.B. Vertrieb, Einkauf)
- Dienstleister, die vertraglich gebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und Teilaufgaben der Datenverarbeitung wahrnehmen sowie andere externe Stellen (Unternehmen, Behörden, Auskunfteien etc.), wenn dies erforderlich ist.
- Unsere Auftraggeber
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
Speicherdauer
Etwaige Audio-, Video- oder Chatinhalte werden bei Beendigung der Konferenz gelöscht. Auftragsbezogene Daten werden nach 2 Jahren gelöscht. Alle anderen Daten werden nach 3 Monaten gelöscht.
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten.
Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
